優化工作流程
我重新整理了公司層面的大方向流程,再根據我管轄工作相關的每個流程節點,找到相應的流程要求和當前執行的問題,再進行完善或改善。
具體來説,執行了這三個步驟:
(1)確定目標:明確公司的方向目標,我的部門工作目標,規劃好工作流程,避免在工作中出現盲目性。
(2)分析問題:深入瞭解問題,掌握問題的本質,從根本上解決問題。
(3)優化流程:對流程進行優化,通過刪除、精簡、合併等動作,讓流程更清晰可見,提高工作效率。當然,在這些流程上有很多協作部門,我也花費了更多時間與他們一起協商,共同調整到雙方都便於執行為止。
用心培養下屬
管理者應該明白,自己的工作不是單純的做事,更重要的是要培養下屬,讓他們成長。只有這樣,才能更好達成組織績效。
我採用了以下方法:
(1)給下屬足夠的空間:基本上確認好結果、完成時間和排除掉潛在風險之後,我會讓下屬去獨立完成工作。
(2)建立良好的溝通渠道:下屬獨立完成工作時我不加干預,但會保持每日、每週、每月的固定時間與他們保持良好的溝通,及時給予反饋,讓他們明確工作目標。
(3)提供培訓機會:我自己總結了很多工作思路和方法,每週都會抽2個小時給下屬進行培訓,之後我也會安排讓他們輪流為團隊做培訓,充分激發大家的潛能。因為教才是最好的學習。
抓問題本質
作為一名管理者,我認為抓住問題本質是解決問題的關鍵之一。
在工作中,當問題出現時,我會首先進行問題分析,深入瞭解問題的本質和原因。
具體來説,也是需要執行這三個步驟:
(1)提出問題:明確問題的出現時間、地點和原因。
(2)分析問題:找到問題的根本原因,不僅停留在表面。
(3)歸納總結:總結問題的'共性和特點,防止問題再次出現。
當問題的根本原因知道後,就可以制定出針對性的有效解決方案了。但這還不算完成,你必須要監督方案的實施過程,如果出現不合適,要及時進行調整,避免問題的擴大化。
主動彙報工作
管理者不僅要會做事,還要會彙報。只有做好彙報工作,才能讓上級清晰瞭解工作進展,從而可以更好地為下一步工作提供支持。
向上彙報工作我做了這些改變:
(1)明確彙報對象,瞭解彙報對象對該項任務的需求。
(2)瞭解上級喜歡的彙報方式,選擇合適的彙報方式。
(3)提前打草稿,控制彙報內容,突出重點,不要過多地陳述細節(如果上級需要時再展開)。
雖然工作仍然會很忙很累,但是通過學習和不斷地提升自己的能力,我逐漸學會了如何找到問題的本質,制定出有效的解決方案,從而讓工作變得更加輕鬆和高效。
第一、只抓表面,不抓本質。
在工作中,有時候我們會出現這樣的情況:同一個問題反覆出現,一次次被“解決”,但是很快又會出現。
這其實是因為我們只是解決了表面問題,而沒有去解決問題的根源。
解決根源的好方法是:向下挖掘,找到問題的源頭和原因,從而徹底解決問題。
第二、只解決問題本身,不改變流程。
一些管理者為了趕進度,常常流於表面,僅僅解決了問題本身,而沒有去檢查流程中是否存在問題,是否能夠優化、完善。
調整流程可以大大提高效率,減少出錯率,而這也正是好的管理者所應該做的。
因此,問題的解決不僅僅要看到眼前,還要放眼未來,從整個流程上對問題進行再次分析和優化。
第三、只就事論事,不改變人的行為。
有時候我們往往會忽略人的行為對於問題的影響。問題是由人引起的',如果無法改變員工的行為,問題就難以解決。
因此,要解決一個問題的時候,一定要找到問題的責任人,通過溝通面談的方式,瞭解這個人還可能出的其他問題。然後一起做輔導或培訓,甚至對這個人的崗位做一些調整。
具體應該怎麼做呢?
第一、要把事與事之間關聯起來。
管理中,很多事情是有邏輯關聯的,比如再時間維度上,一個時間是可以多線程處理多項事情的,如果不如思考和梳理事與事之間的關聯,就會發現,在處理事情時低效重複。
舉個例子,拜訪客户、市場調研、客户滿意度提升、貨款回收這幾件事,雖然看起來是不同的任務,但實際上上門拜訪客户,就可以一次性完成。
第二、把事與人關聯起來。
事情都是人乾的,問題都是人產生的。一旦有有什麼任務要完成,管理者必定把任務分解到具體的人。一旦沒做好或者出問題,一定要找到責任人。這就是把事與人關聯起來了。
不管是事前分配任務還是事後閉環跟進,都是把事與人關聯的動作,對着人,要結合第一步,不要只就事論事,只討論一件事本身,而是要把關聯的事一起分配下去,把有可能產生的關聯問題一起給員工指出來。
舉個例子,管理者因為一個員工某項工作沒做好,對員工進行面談輔導,就應該把這個員工其他事項列出來做綜合的輔導,把員工還有可能出的問題指出來,避免下次又犯錯。
第三、把人與人關聯起來。
對上,要了解組織的要求。作為管理者,組織對你的期待最重要,你的價值體現其實就是完成組織對你的期待。所以,要和上級組織的每一個節點的人保持溝通同步。
對下,要做好排兵佈陣,分列分組,分好排頭兵,小組長。定位好團隊中的每一個角色分工,確保下級的的信息能精準傳達,需求能得到及時滿足,團隊協作能夠默契配合。
總之,要有全局思維。
作為管理者,我們應該從小處以及宏觀的視角來看問題,建立事物之間的聯繫,這樣我們才能在管理中獲得更好的成果,從而使自己的崗位更有意義。
方式一、管理要管頭管腳,但不要從頭管到腳
做管理,最忌諱的就是凡事親力親為。領導要學會“管頭管腳”,而不是“從頭管到腳”。因此,這幾要求管理者要學會抓大放小,合理授權,這樣員工的積極性和創造性才能充分調動起來,企業也才會充滿生機和活力。
有大量實踐證明,一個成功的領導者往往是這樣的:他能最大限度地將權力下放給下屬,全力支持下屬的工作。他們相信自己的下屬能做好工作。
不過,雖然管理者要懂得授權,但是在授權時,有兩個問題是值得管理者注意的:
問題1:合理授權,重在“合理”,即授予員工的'權限要與具體工作相匹配,權力不能太小也不能太大。
問題2:合理授權後,絕不干涉員工。
方式二、流程規範
每個人都喜歡鑽漏洞,比如,鑽財務的空子、鑽責任的空子。在生活中,鑽空子最常見的表現形式就是插隊。
之所以能夠讓人鑽到空子,其實就是由流程不實,監管不嚴造成的。只有制定嚴謹的流程並嚴格執行,明確工作向誰彙報,誰負責,嚴格控制資金的使用和物資的審批,才能最大程度杜絕鑽空子的現象。否則只會出現“千里之堤,潰於蟻穴”的現象。